Besprechungsprotokoll-Vorlage für Word (UK-Format)
19. August 2026
Laden Sie eine kostenlose Vorlage für Besprechungsprotokolle im britischen Stil für Word herunter. Enthält Beispiel-Tagesordnung, Zeitfenster und Aktionsprotokoll-Format.
Was im UK-Besprechungsprotokoll festzuhalten ist
Ein ordnungsgemäßes Protokoll britischer Besprechungen hält Entscheidungen fest, nicht jedes gesprochene Wort. Beginnen Sie mit den Grunddaten: Titel der Besprechung, Datum, Uhrzeit, Ort (oder Videolink) sowie Name der Vorsitzenden bzw. des Vorsitzenden und der Protokollführerin bzw. des Protokollführers. Listen Sie dann die Anwesenden, eingegangene Entschuldigungen und etwaige Gäste auf. Die Kernabschnitte umfassen Tagesordnungspunkte, wichtige Diskussionspunkte, getroffene Entscheidungen sowie Maßnahmen mit Verantwortlicher/m und Frist. Bei formellen Vorstandssitzungen im Vereinigten Königreich benötigen Sie außerdem einen Abschnitt für „Matters Arising“ aus dem vorherigen Protokoll sowie einen Bereich für „Any Other Business“. Bei informellen Team-Besprechungen halten Sie es kürzer, nehmen aber dennoch das Maßnahmenprotokoll auf. Unabhängig vom Format nummerieren Sie die Absätze oder Maßnahmen stets, damit Sie in der Folgekorrespondenz darauf verweisen können.
So strukturieren Sie das Meeting, bevor Sie das Protokoll schreiben
Die besten Protokolle beginnen mit einer strukturierten Besprechung. Legen Sie als Vorsitzende/r oder Organisator/in die Tagesordnung mindestens zwei Arbeitstage im Voraus fest und fügen Sie Vorableseunterlagen bei. Geben Sie in der Einladung für jeden Tagesordnungspunkt ein Zeitbudget an, damit alle wissen, wie viel Zeit für jedes Thema eingeplant ist. Für eine typische 60-minütige operative Besprechung verwenden Sie fünf oder sechs Punkte. Die protokollführende Person sollte abseits der Diskussion sitzen und Entscheidungen sowie Maßnahmen direkt festhalten – nicht im Nachhinein. Legen Sie die Konvention für die Erfassung von Maßnahmen fest: Verwenden Sie das Format „Verantwortlich: Name, Maßnahme: klares Verb, Termin: Datum“. Während der Besprechung sollte die oder der Vorsitzende ausdrücklich sagen: „Können wir das als Maßnahme festhalten?“, bevor zum nächsten Punkt übergegangen wird. Das beschleunigt das Verfassen des Protokolls erheblich und reduziert Unklarheiten.
Beispiel-Agenda mit Zeitboxen zum Kopieren
Hier ist eine realistische 60-minütige Tagesordnung für ein Team-Meeting, die Sie in Ihre Protokollvorlage und Einladung einfügen können. 09:30–09:35 Begrüßung, Vorstellungsrunde und Entschuldigungen (5 Min.) 09:35–09:45 Genehmigung des letzten Protokolls und Punkte daraus (10 Min.) 09:45–10:10 Project-Phoenix-Update – Budget und Zeitplan (25 Min.) 10:10–10:20 Marketingplan für Q2 – Entscheidung über Ausgaben (10 Min.) 10:20–10:25 Überprüfung des Risikoregisters – zwei neue Punkte (5 Min.) 10:25–10:30 Verschiedenes und nächster Sitzungstermin (5 Min.) Fügen Sie Ihrem Protokoll für jeden Tagesordnungspunkt Spalten hinzu: „Diskussionszusammenfassung“, „Entscheidungen“ und „Maßnahmen“. Verwenden Sie in der Vorlage dieselbe Nummerierung, damit die Teilnehmer die Tagesordnung sofort dem Protokoll zuordnen können.
Formatierung Ihrer Protokolle in Word (britischer Stil)
Microsoft Word ist in den meisten britischen Unternehmen nach wie vor die Standardanwendung. Erstellen Sie Ihre Vorlage mithilfe von Formatvorlagen: Verwenden Sie „Überschrift 1" für die Hauptabschnitte und „Überschrift 2" für die Tagesordnungspunkte. Fügen Sie oben eine zweispaltige Tabelle für die Besprechungsdetails ein, gefolgt von einer Tabelle für Maßnahmen mit drei Spalten: Maßnahme, Verantwortlich, Frist. In Großbritannien ist es üblich, eine Fußzeile mit „Vertraulich und persönlich" sowie dem Firmennamen hinzuzufügen. Verwenden Sie „Änderungen nachverfolgen", wenn Sie einen Entwurf zur Genehmigung verteilen. Speichern Sie die Datei als Word-Vorlage (.dotx), damit Sie sie ohne erneutes Umstrukturieren wiederverwenden können. Verwenden Sie für die Dateibenennung eine einheitliche Konvention wie „2026-03-12_FinanceMeeting_Minutes.docx" – so werden die Dateien in freigegebenen Laufwerksordnern korrekt sortiert.
Nachbereitung und Aufbewahrung von Besprechungsprotokollen
Verteilen Sie das Protokoll innerhalb von 24 Stunden nach der Besprechung, solange die Diskussionen noch frisch im Gedächtnis sind. Senden Sie es per E-Mail an alle Teilnehmer und an alle, die sich entschuldigt haben, und fügen Sie die Maßnahmentabelle oben oder unten zur schnellen Referenz ein. In Großbritannien müssen Sie die DSGVO einhalten, wenn Sie Protokolle auf einer Cloud-Plattform speichern – verwenden Sie unternehmensfreigegebene Laufwerke und Zugriffskontrollen. Bewahren Sie genehmigte Protokolle in einem eigenen Ordner „Meetings" auf, organisiert nach Jahr und Monat. Bei der nächsten Besprechung sollte der Vorsitzende zuerst die Maßnahmenliste durchgehen, um den Fortschritt zu prüfen. Wenn eine Maßnahme nicht abgeschlossen ist, muss der Verantwortliche den Grund erläutern und eine neue Frist vorschlagen. Diese Disziplin verwandelt eine Vorlage von einer reinen Papierübung in ein echtes Projektmanagement-Werkzeug.
FAQ
Öffnen Sie Word und erstellen Sie ein neues Dokument. Fügen Sie eine Tabelle für den Besprechungskopf hinzu: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Vorsitz und Protokollführer. Fügen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine „Überschrift 1" ein und darunter eine Tabelle mit den Spalten Diskussion, Entscheidungen und Maßnahmen. Speichern Sie das Dokument als Word-Vorlage (.dotx), indem Sie unter Datei > Speichern unter die Option „Word-Vorlage" wählen. Anschließend können Sie sie für jede Besprechung wiederverwenden.