Die Aufgaben des Company Secretary im Vereinigten Königreich: Ein vollständiger Leitfaden für 2026
15. August 2026
Erfahren Sie mehr über die gesetzlichen Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Company Secretary in Großbritannien – von gesetzlichen Einreichungen bis zur Unterstützung des Vorstands. Unverzichtbarer Leitfaden für 2026.
Was ist ein Firmensekretär und wann wird einer benötigt?
Im Vereinigten Königreich ist die Rolle des Company Secretary im Companies Act 2006 definiert. Ein Company Secretary ist ein Organ der Gesellschaft, das dafür verantwortlich ist, dass gesetzliche und regulatorische Pflichten erfüllt werden. Während börsennotierte Aktiengesellschaften (PLCs) einen Company Secretary bestellen müssen, sind private Kapitalgesellschaften gesetzlich nicht dazu verpflichtet. Viele private Gesellschaften entscheiden sich jedoch dafür, einen Secretary zu bestellen, um Verwaltungsaufgaben zu übernehmen und eine gute Unternehmensführung sicherzustellen. Der Secretary ist kein Geschäftsführer, sondern fungiert als wichtiger Berater und Administrator, der die Brücke zwischen dem Vorstand und den Compliance-Anforderungen schlägt. Zu verstehen, ob Ihr Unternehmen einen Secretary benötigt, ist der erste Schritt zur Erfüllung dieser entscheidenden Rolle.
Zentrale gesetzliche und Compliance-Pflichten
The company secretary’s primary responsibility is to keep the company compliant mit the Companies Act 2006 und other regulations. This includes preparing und filing annual accounts, the confirmation statement, und other mandatory returns mit Companies House. The secretary must also ensure that events such as changes in directors, share allotments, or registered office addresses are filed within the prescribed time limits. Additionally, they handle notifications of significant changes, such as the appointment or resignation of auditors, und maintain up-to-date knowledge of filing deadlines. Failure to meet these obligations can result in fines, criminal penalties, or even the striking off of the company, making the secretary's role vital to corporate survival.
Vorstands- und Governance-Unterstützung
Über gesetzliche Pflichtmitteilungen hinaus leistet ein Company Secretary wesentliche Unterstützung für den Vorstand bzw. Aufsichtsrat. Er plant und organisiert Vorstandssitzungen und Hauptversammlungen und stellt sicher, dass die Einberufungsfristen gemäß der Satzung des Unternehmens eingehalten werden. Während der Sitzungen führt der Secretary ordnungsgemäß Protokoll, hält Beschlüsse fest und berät zu Verfahrensfragen, einschließlich Beschlussfähigkeit und Stimmrechten. Darüber hinaus unterstützt er die Umsetzung von Vorstandsbeschlüssen, indem er Vereinbarungen entwirft, die Kommunikation mit Aktionären koordiniert und die Einhaltung bewährter Praktiken der Corporate Governance sicherstellt. Bei börsennotierten Unternehmen spielt der Secretary oft eine prominentere Rolle, indem er zum UK Corporate Governance Code und zur Einhaltung der Listing Rules der Financial Conduct Authority berät. Diese Funktion gewährleistet, dass der Vorstand effizient und im Einklang mit dem Gesetz arbeitet.
Führen von Registern und Aufzeichnungen
Eine zentrale Aufgabe des Company Secretary (Gesellschaftssekretärs) ist die Führung der gesetzlich vorgeschriebenen Register und Unterlagen. Dazu gehören das Mitgliederverzeichnis, das Direktorenregister, das Register der Sekretäre sowie das Register der Belastungen (Hypotheken). Gemäß dem Companies Act 2006 müssen diese Register am eingetragenen Sitz der Gesellschaft oder an einem einzigen alternativen Einsichtsort aufbewahrt und innerhalb bestimmter Fristen aktualisiert werden. Der Sekretär ist außerdem dafür verantwortlich, das Register der Personen mit maßgeblichem Einfluss (PSC-Register) aktuell zu halten und sämtliche Änderungen bei Eigentums- oder Kontrollverhältnissen zu erfassen. Darüber hinaus muss er die Aufzeichnungen über Beschlüsse und Versammlungen verwalten und sicherstellen, dass alle Dokumente für Aktionäre und zuständige Behörden zur Einsicht bereitstehen. Eine genaue und ordnungsgemäße Buchführung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht; sie ist von wesentlicher Bedeutung für Transparenz und Vertrauen in das Unternehmen.
Die sich verändernde Rolle und praktische Tipps für 2026
Im Jahr 2026 entwickelt sich die Rolle des Company Secretary weiterhin weiter, angetrieben durch digitale Transformation und Regulierungsreformen. Companies House setzt umfassende Änderungen im Rahmen des Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 um, darunter die Identitätsprüfung von Direktoren und erweiterte Befugnisse zum Datenaustausch. Infolgedessen müssen Sekretäre diesen Veränderungen stets einen Schritt voraus sein, indem sie Online-Einreichungssysteme nutzen und sicherstellen, dass die Unternehmensunterlagen korrekt und aktuell sind. Praktische Tipps umfassen die Einrichtung elektronischer Erinnerungen für Einreichungsfristen, die Durchführung regelmäßiger Compliance-Audits sowie die Nutzung beruflicher Weiterbildungsmöglichkeiten durch Organisationen wie das Institute of Chartered Secretaries and Administrators (ICSA). Für private Unternehmen ohne gesetzlich vorgeschriebenen Sekretär kann die Auslagerung dieser Rolle an eine professionelle Kanzlei eine kosteneffiziente Möglichkeit sein, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und sich auf das Unternehmenswachstum zu konzentrieren.
FAQ
Nein, private Kapitalgesellschaften im Vereinigten Königreich sind nach dem Companies Act 2006 nicht gesetzlich ver