Kostenlose Vorlage für Vorstandsprotokolle britischer Unternehmen
12. August 2026
Laden Sie eine kostenlose Vorlage für das Protokoll der Vorstandssitzung eines britischen Unternehmens für 2026 herunter. Gewährleistet die Einhaltung des Companies Act 2006. Enthält gesetzliche Anforderungen, Struktur und Tipps.
Was sind Vorstandsprotokolle?
Board minutes are the official written record of discussions, decisions, und resolutions made during a board meeting. In Großbritannien, they form part of a company's statutory books und provide a legal record of governance. Minutes are not a verbatim transcript; instead, they summarise the key points, actions, und outcomes. They serve to protect directors by demonstrating that they have acted in den company's beste interests, mit due care und skill. für UK companies, minutes also help ensure transparency für shareholders, auditors, und Companies House, should they ever be requested. Using a structured template ensures nothing critical is missed und makes the recording process efficient und consistent.
Wesentliche gesetzliche Anforderungen im Vereinigten Königreich
Nach dem Companies Act 2006 muss jedes britische Unternehmen ein Protokoll seiner Vorstandssitzungen führen. Das Gesetz schreibt vor, dass Protokolle innerhalb von 28 Tagen nach der Sitzung erstellt und mindestens 10 Jahre ab dem Datum der Sitzung aufbewahrt werden müssen. Das Gesetz schreibt zwar kein bestimmtes Format vor, verlangt jedoch, dass die Protokolle die Namen der anwesenden Direktoren, den Verlauf der Sitzung sowie alle gefassten Beschlüsse enthalten. Das Protokoll muss vom Vorsitzenden der Sitzung oder der darauffolgenden Sitzung unterzeichnet werden. Für öffentliche Unternehmen können zusätzliche Vorschriften gelten. Die Nichtführung ordnungsgemäßer Protokolle ist eine Straftat und kann zu Geldstrafen führen. Unsere kostenlose Vorlage wurde entwickelt, um Ihnen die Erfüllung dieser gesetzlichen Pflichten zu erleichtern.
Was Sie in Ihr Sitzungsprotokoll aufnehmen sollten
Eine umfassende Vorlage für ein Vorstandsprotokoll sollte den Firmennamen, Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung sowie eine Liste der Anwesenden und entschuldigten Teilnehmer enthalten. Sie sollte Interessenerklärungen, die Tagesordnungspunkte und eine Zusammenfassung jeder Diskussion festhalten, einschließlich der wichtigsten vorgebrachten Punkte und abweichender Meinungen. Am wichtigsten ist, dass sie die getroffenen Entscheidungen und etwaige formelle Beschlüsse mit den Abstimmungsergebnissen erfasst. Maßnahmen sollten klar mit Fristen zugewiesen werden. Das Protokoll sollte mit der Uhrzeit des Sitzungsendes und einem Platz für die Unterschrift des Vorsitzenden abschließen. Unsere Vorlage folgt dieser Struktur, entspricht der britischen Best Practice und enthält optionale Abschnitte für Angelegenheiten wie Interessenkonflikte und die Bewertung der Vorstandsleistung.
So verwenden Sie diese kostenlose Vorlage
Download the template und customise it mit Ihre company's name und logo. Before each meeting, prepare by filling in den agenda items und a list of expected attendees. During the meeting, a designated minute-taker (often the company secretary or a director) can note key decisions und actions. After the meeting, complete the minutes within 28 days, ensuring they are accurate und unbiased. Distribute a draft to all directors für review, then have the chairman sign them at the next board meeting. Store the signed minutes in Ihre statutory records, either in a physical book or digitally. This routine keeps Ihre company compliant und saves time.
Häufige Fehler vermeiden
Ein häufiger Fehler ist es, Protokolle zu detailliert oder zu knapp zu halten. Ziel sollte sein, Entscheidungen und Begründungen festzuhalten, ohne jedes Wort zu transkribieren. Eine weitere Falle ist es, Interessenkonflikte von Geschäftsführern nicht zu vermerken – dies ist jedoch gesetzlich vorgeschrieben. Vermeiden Sie zudem, das Schreiben des Protokolls aufzuschieben – die 28-Tage-Frist ist streng. Viele Unternehmen vergessen, das Protokoll zu unterschreiben, wodurch es als Beweismittel vor Gericht ungültig wird. Stellen Sie sicher, dass Datum und Unterschrift des Vorsitzenden enthalten sind. Achten Sie schließlich auf die Maßnahmen – sie sollten konkret sein, mit benannten Verantwortlichen und Fristen. Die Verwendung unserer Vorlage reduziert diese Risiken durch klare Hinweise und Erinnerungen und hilft Ihnen, professionelle und rechtskonforme Aufzeichnungen zu führen.
FAQ
Ja, nach dem Companies Act 2006 muss jedes britische Unternehmen Protokolle aller Vorstandssitzungen führen. Dies ist eine gesetzliche Vorschrift, und ein Verstoß dagegen ist eine Straftat. Die Protokolle müssen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt und auf Verlangen zur Einsichtnahme bereitgehalten werden.