Anforderungen an Protokolle gemäß Companies Act 2006: Ein Leitfaden für britische Geschäftsführer
13. August 2026
Erfahren Sie die rechtlichen Anforderungen an Protokolle von Vorstands- und Hauptversammlungen gemäß dem Companies Act 2006, einschließlich Aufbewahrung, Einsichtnahme und Strafen. Unverzichtbarer Leitfaden für Großbritannien.
Rechtsgrundlage für Sitzungsprotokolle
Der Companies Act 2006 legt britischen Unternehmen spezifische Pflichten zur Protokollierung von Sitzungen auf. Section 248 verlangt, dass Unternehmen Protokolle aller Board-Sitzungen führen, und Section 355 betrifft Hauptversammlungen der Aktionäre. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zehn Jahre ab dem Datum der Sitzung aufbewahrt werden. Das Gesetz schreibt keine strenge Vorlage vor, legt aber fest, was protokolliert werden muss und wie die Aufzeichnungen aufzubewahren sind. Die Nichteinhaltung kann für die verantwortlichen Organmitglieder strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben, weshalb es unerlässlich ist, die Anforderungen zu verstehen. Dieser Leitfaden erläutert die gesetzlichen Pflichten und bietet praktische Schritte zur Einhaltung.
Protokoll der Vorstandssitzung: Anforderungen gemäß § 248
Gemäß § 248 des Companies Act 2006 muss jede Gesellschaft ein Protokoll über alle Sitzungen des Leitungsorgans führen. Das Protokoll muss die Namen der anwesenden Mitglieder, die getroffenen Entscheidungen sowie etwaige Interessenerklärungen festhalten. In der Praxis sollte das Protokoll Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung, die Tagesordnungspunkte und das Ergebnis von Abstimmungen angeben. Nach der Fertigstellung ist das Protokoll vom Vorsitzenden der Sitzung oder vom Vorsitzenden der nächsten Sitzung zu unterzeichnen. Das unterzeichnete Protokoll dient als Nachweis der Sitzungsabläufe und ist in Gerichtsverfahren zulässig. Stellen Sie sicher, dass das Protokoll klar, präzise und unparteiisch ist, um die Diskussionen und die Beweggründe hinter den Entscheidungen korrekt widerzuspiegeln.
Protokoll der Hauptversammlung: Anforderungen gemäß Abschnitt 355
General meetings, including annual general meetings (AGMs), have their own statutory requirements under Section 355 of the Companies Act 2006. Minutes of every general meeting must be recorded und signed by the chairman of the meeting or the chairman of the next meeting. Unlike board minutes, general meeting minutes are usually shorter, focusing on resolutions passed, proxies counted, und voting outcomes. für written resolutions, separate provisions apply. The Act also requires that minutes be entered in a book kept für that purpose, although this can now be an electronic record. für public companies, minutes must be available für inspection by shareholders, und copies must be provided upon request.
Aufbewahrung und Einsichtnahme in Protokolle
Der Companies Act 2006 schreibt vor, dass Protokolle 10 Jahre ab dem Datum der Versammlung aufbewahrt werden müssen (Abschnitt 248(2) für den Vorstand, Abschnitt 355(3) für Hauptversammlungen). Während dieses Zeitraums müssen sie zur Einsichtnahme bereitgehalten werden. Vorstandsprotokolle sind nicht der öffentlichen Einsichtnahme zugänglich, können jedoch von Aufsichtsbehörden oder im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten angefordert werden. Hauptversammlungsprotokolle müssen hingegen jedem Mitglied der Gesellschaft zur Einsichtnahme zur Verfügung stehen. Aktionäre haben das Recht, Kopien anzufordern, und die Gesellschaft muss diese innerhalb von 14 Tagen (bei öffentlichen Gesellschaften) bzw. 7 Tagen (bei privaten Gesellschaften) nach der Anfrage bereitstellen. Die Nichteinhaltung der Einsichtsrechte stellt eine Straftat dar, die mit einer Geldstrafe geahndet wird.
Strafen und Best Practices für Compliance
Die Nichteinhaltung der Vorschriften des Companies Act 2006 zur Protokollführung setzt Geschäftsführer der strafrechtlichen Haftung aus. Ein Geschäftsführer oder Gesellschaftssekretär, der es versäumt, Protokolle zu führen, oder sie vorsätzlich vernichtet oder verändert, kann mit einer Geldstrafe belegt werden. Um Strafen zu vermeiden, bewähren sich folgende Praktiken: Legen Sie fest, wer für die Protokollführung zuständig ist (häufig der Gesellschaftssekretär), verwenden Sie eine einheitliche Vorlage, halten Sie Beschlüsse fest statt Wortprotokolle der Debatte zu erstellen, und unterzeichnen Sie zeitnah nach der Sitzung. Bewahren Sie Protokolle sicher am eingetragenen Geschäftssitz oder in einem Online-Repository auf und ziehen Sie den Einsatz einer Board-Portal-Software in Betracht. Stellen Sie bei Hauptversammlungen sicher, dass die Protokolle in der nächsten Sitzung formell genehmigt werden. Regelmäßige Prüfungen Ihrer Protokollbücher können Versehen verhindern und gute Unternehmensführung belegen.
FAQ
Nach dem Companies Act 2006 müssen Protokolle von Vorstandssitzungen vom Vorsitzenden der Sitzung oder vom Vorsitzenden der nächsten Sitzung unterzeichnet werden. Bei Hauptversammlungen werden die Protokolle vom Vorsitzenden der jeweiligen Versammlung oder vom Vorsitzenden der nächsten Versammlung unterzeichnet. Die Unterschrift bestätigt, dass die Protokolle eine getreue Wiedergabe der Sitzung darstellen, und sie werden als Beweismittel in Gerichtsverfahren zulässig.